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USO DE LA FUNCIÓN BUSCAR V

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

 

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
   =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
   =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

 

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
• Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

Lista de validación y función BUSCARV

Las listas de validación nos ayudan a controlar el tipo de información ingresada en nuestra hoja de cálculo. Si combinamos esta funcionalidad con la función BUSCARV podemos crear una tabla que cargue información adicional.

En una hoja de Excel tengo información sobre diferentes archivos ubicados en un servidor de la empresa. Los datos está ubicados en el rango AA1:AE7 tal como se muestra en la siguiente imagen.

 

Necesito crear una tabla donde al seleccionar el nombre de uno de los archivos se muestren sus datos específicos así como un vínculo directo a su ubicación en la red. Para crear este tipo de tabla debemos seguir los siguientes pasos.

Crear la lista de validación

Primero debemos crear la lista de validación con los nombres de los archivos. 

El siguiente paso es muy importante porque es donde obtendremos el valor de las demás columnas de acuerdo al valor seleccionado en la lista de validación y para ello utilizaremos la función BUSCARV.

Buscando valores con la función BUSCARV

Después de seleccionar un valor de la columna Archivo se deberán llenar automáticamente el resto de columnas de la tabla. Así que empezaré por mostrar el Tamaño del archivo seleccionado.

Recuerda que los datos se encuentran en el rango de celdas AA1:AE7 por lo que a la función BUSCARV le pido encontrar el valor de la celda A2 dentro dicho rango de datos y que como resultado devuelva el valor de la segunda columna que es precisamente la columna Tamaño. El último argumento de la función indica que la coincidencia en el nombre del archivo tiene que ser exacta.

De la misma manera puedo crear la fórmula para las otras columnas de la tabla. Observa la fórmula para obtener el nombre del Autor.

La función es prácticamente la misma y solamente cambia el tercer argumento que es el número de columna dentro del rango de datos que necesito me regrese la función.

La última columna necesita un trato especial porque quiero crear un hipervínculo de manera que cuando se haga clic sobre él se abra el archivo desde su ubicación en la red. Es por eso que la misma función BUSCARV la coloco dentro de la función HIPERVINCULO de la siguiente manera:

Con esto han quedado configuradas todas las columnas pero nos hace falta algo muy importante.  Seguramente te has fijado que al cargar una lista de validación aparece sin ningún valor seleccionado.

Para este caso todas nuestras fórmulas devuelven un error porque no encuentran un valor vacío dentro de la lista de nombres de archivo. La solución es utilizar la función SI.ERROR para mostrar un mensaje diferente al error #N/A.

Captura de errores con la función SI.ERROR

El uso de la función SI.ERROR para capturar los errores es muy sencillo, solamente debemos incluir el resultado de la función BUSCARV como el primer argumento de la función y el segundo argumento nos permite especificar el texto a mostrar en caso de obtener un error.

En este ejemplo he colocado un guion medio “-“ como el texto a mostrar en caso de que exista un error. Finalmente sugiero crear una tabla de manera que al insertar una nueva fila se cree automáticamente la lista de validación junto con las fórmulas de las demás columnas.

 

Video tutorial del tema :

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USO DE LA FINCIÓN BUSCAR V