TIPOS DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las
hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas
celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante
conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
- Valores numéricos
- Texto
- Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.
Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos
los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando
ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a
la derecha:
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel
puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en
la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los
mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una
manera diferente:
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor
desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma
fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente
debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia
pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue
aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña
Inicio, dentro del grupo Número.
Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y
que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen
puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma
fecha:
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad
todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor
numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato
general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la
columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en
realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho
número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de
enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con
esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente
cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro
de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los
cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la
resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días
porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores
numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
Precisión de los valores numéricos
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión
de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de
15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una
celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número
consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del
número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces
Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy
pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca
llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.
Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente
encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para
indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros
valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por
caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de
identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho
valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un
valor que comience por un número seguido de algunas letras es
considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de
cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto:
Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede
contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones”
que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un
resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias
lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula
hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u
operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico
o un texto.
APUNTES EN CLASE
Excel es un
potencial en lo que es formulas
Antes de la
formula o función se pone en una celda el signo
= , operaciones con valores constantes
Cuando
hacemos una operación los datos varían y estas variables son las direcciones de
las celdas
Podemos
poner en la celda un numero y en la otra otro numero e indicar a Excel que
tiene que realizar la operación
Valores
constantes con referencias
Hay que dar
una prioridad de operadores para una correcta ejecución del problema
FUNCIONES
EXISTEN
CIENTO DE FUNCIONES DE MS EXCEL
FORMULAS DE
INSERTAR FUNCIONES hacer clic en insertar función
Observamos la sintaxis de la funcion hay que
ser muy estricto
Lo que esta
dentro del paréntesis se le conoce con un argumento de la función
Otra manera
de insertar funciones es haciendo clic en
Otra forma
de insertar funciones es haciendo clic en formulas
Si
escribimos correctamente la función aparecerá las diferentes opciones que tiene relación
ARGUMENTOS
Hay
obligatorios y opcionales o agregar mas
elementos
Una
argumento que cuando contiene en corchetes es obligatorio
Funciones
Permite
utilizar un mayor rango de datos
Formulas va
de uno a uno
FUNCION
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.
Video Tutorial del tema:
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