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Validación y funciones de conteo  de la información en Ms Excel

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las diferentes técnicas de validación de datos existentes. No analiza la protección de celdas que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.



La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista    Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico    Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico    Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico     Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto    Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas    Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.



También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no
 válidos.



Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono	Tipo	Se usa para
	Detener	Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
	Advertencia	Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
	Información	Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro especifica datos no válidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

• Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
• Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.
• Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

• Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.
• Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
• Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas.     La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada.     Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático.

Las fórmulas no contienen errores.     Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas.     Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

• Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
• Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
• También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro.
• Nota    El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Nota    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos, se puede escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
2. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.
6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Conteo De La Información En Ms Excel 

Sumar y contar datos es la base del análisis de datos, ya se esté haciendo el recuento exacto de las personas que hay en una organización, subtotalizando las ventas de la región noroeste o haciendo un total en ejecución de los recibos semanalmente. Microsoft Excel documenta más formas de sumar y contar de las que se pueda imaginar, lo que es estupendo, ya que eso significa que es probable que haya un tema de Ayuda que explica cómo hacer lo que desea. Pero no siempre es tan evidente qué tema de Ayuda utilizar.

Para ayudarle a elegir la opción correcta, aquí tiene un resumen completo de los vínculos a cada tema de Ayuda sobre sumar y contar. En cada sección hay una tabla de decisión para ayudarle a encontrar rápidamente la información que está buscando.

 Sugerencia   No se olvide de agregar este artículo a su lista de favoritos, para que pueda contar siempre con él para ayudarle a encontrar el tema que busca.

Contar con uno o más criterios

Si desea	Ver	Comentarios
Contar las celdas de un rango basándose en un solo criterio mediante la función CONTAR.SI	CONTAR.SI Contar los números mayores que o menores que un número	Se pueden contar fácilmente las celdas basándose en un solo criterio mediante la función CONTAR.SI.
Contar las celdas de una columna basándose en uno o en varios criterios mediante la función de base de datos BDCONTAR	BDCONTAR	Utilice la función BDCONTAR cuando tenga una lista de columna y le sea más fácil definir sus criterios en un rango independiente de celdas en vez de utilizar una función anidada.
Contar las celdas de un rango basándose en varios criterios mediante las funciones CONTAR.SI.CONJUNTO o CONTAR y SI	CONTAR.SI.CONJUNTO Contar con qué frecuencia aparece un valor	Puede utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO con varios rangos y criterios o anidar las funciones CONTAR y SI.

Contar con valores en blanco

Si desea	Ver	Comentarios
Contar las celdas en blanco de un rango mediante la función CONTARA	Contar las celdas que no estén en blanco CONTARA	Al contar celdas, a veces deseará omitir todas las celdas en blanco porque sólo las celdas con valores son significativas. Por ejemplo, cuando desea contar todos los vendedores que hicieron al menos una venta en una región.
Contar las celdas que no estén en blanco en una lista mediante la función BDCONTARA	BDCONTARA	Contar las celdas que no estén en blanco en una columna de la lista o en toda la lista.
Contar las celdas en blanco en un rango continuo mediante la función CONTAR.BLANCO	CONTAR.BLANCO	Al contar celdas, a veces deseará incluir las celdas en blanco porque son significativas. Por ejemplo, cuando desea contar todos los vendedores de una región independientemente de que hayan hecho una venta o no.
Contar las celdas en blando de un rango discontinuo mediante las funciones SUMA y SI		De acuerdo, no es tan obvio utilizar las funciones SUMA y SI en vez de CONTAR.BLANCO, pero este tema le explica cómo hacerlo.

Video tutorial del tema:

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Validación y Funciones de Conteo en Ms Excel